내용증명 보내기 전 반드시 알아야 할 5가지 팁감정적 표현 피하기, 사실 중심 작성, 증거자료 첨부 여부 등

내용증명 보내기 전 반드시 알아야 할 5가지 팁

내용증명을 보내는 것은 법적 분쟁의 첫 단계가 될 수 있는 중요한 행동입니다. 효과적이고 법적으로 유효한 내용증명을 보내기 위해 반드시 알아야 할 핵심 팁 5가지를 소개합니다.

1. 감정적 표현 피하고 객관적으로 작성하기

내용증명은 법적 문서로, 감정적 표현이나 주관적 의견은 문서의 효력과 신뢰성을 떨어뜨릴 수 있습니다.

하지 말아야 할 것:

• "귀하의 비양심적인 행동에 분노를 금할 수 없습니다"
• "귀하는 악덕 사업자로서 사회적 책임을 저버렸습니다"
• "이런 파렴치한 행동은 용서받을 수 없습니다"

대신 이렇게:

• "계약서 제5조에 명시된 바와 같이, 납품 기한은 2023년 5월 15일이었으나, 현재까지 납품이 이루어지지 않았습니다"
• "2023년 6월 1일과 6월 15일 두 차례 전화통화를 통해 납품 일정을 문의하였으나 명확한 답변을 받지 못했습니다"

2. 사실 중심으로 시간 순서에 따라 명확하게 작성하기

사건의 경위를 날짜와 함께 시간 순서대로 정확히 기술하는 것이 중요합니다. 사실관계를 명확히 하여 추후 분쟁 시 혼란을 방지합니다.

효과적인 사실 서술 방법:

• 구체적인 날짜 명시: "2023년 7월 15일"처럼 정확한 날짜 기재
• 구체적인 금액 병기: "오백만 원(₩5,000,000)"처럼 한글과 숫자 병기
• 시간 순서로 정리: 사건 발생부터 현재까지 시간 순으로 서술
• 객관적 사실만 기술: 확인 가능한 객관적 사실만 포함

예시:

 

1. 2023년 3월 1일, 귀하와 본인은 인테리어 공사 계약을 체결하였습니다.
2. 계약에 따라 본인은 계약금 삼백만 원(₩3,000,000)을 같은 날 귀하의 계좌로 입금하였습니다.
3. 계약서 제3조에 따르면 공사 기간은 2023년 3월 15일부터 4월 30일까지였습니다.
4. 2023년 4월 30일까지 공사가 완료되지 않아 본인은 2023년 5월 2일 유선으로 공사 지연 사유를 문의하였습니다.
5. 2023년 5월 10일, 귀하는 5월 20일까지 공사를 완료하겠다고 약속하였으나, 현재(2023년 6월 1일)까지 공사가 완료되지 않았습니다.

3. 법적 근거와 요구사항을 명확히 제시하기

내용증명에는 상대방에게 무엇을 요구하는지, 그리고 그 요구의 법적 근거가 무엇인지 명확히 제시해야 합니다.

법적 근거 제시 방법:

• 관련 법령 인용: "민법 제390조에 따른 채무불이행에 따른 손해배상 책임이 발생합니다"
• 계약 조항 인용: "계약서 제7조 제2항에 따르면..."
• 판례 참조: 필요시 유사 판례 언급 (과도하게 법률용어 남용은 피할 것)

명확한 요구사항 제시:

• 구체적 행동 요구: "미지급 공사대금 이천만 원(₩20,000,000)을 지급해 주실 것을 요청합니다"
• 기한 명시: "본 문서 도달일로부터 14일 이내에..."
• 이행 방법 제시: "아래 계좌로 입금해 주시기 바랍니다"

예시:

 

상기 사실관계에 따라, 귀하의 계약 불이행은 민법 제390조의 채무불이행에 해당하므로, 다음과 같이 요청합니다.

1. 미완성 공사에 대한 계약 해지 및 기지급한 계약금 삼백만 원(₩3,000,000)의 반환
2. 공사 지연으로 인한 손해배상금 일백만 원(₩1,000,000)

위 금액 총 사백만 원(₩4,000,000)을 아래 계좌로 본 문서 수령일로부터 14일 이내에 입금해 주시기 바랍니다.
- 입금계좌: 국민은행 123-45-6789 (예금주: 홍길동)

4. 증거자료 첨부 여부와 방법 신중히 결정하기

내용증명에 증거자료를 첨부할지 여부는 상황에 따라 전략적으로 결정해야 합니다.

증거자료 첨부 시 고려사항:

• 원본 vs 사본: 원본은 첨부하지 말고 사본만 첨부
• 필수 증거만 선별: 모든 증거를 다 첨부하기보다 핵심 증거만 선별
• 개인정보 보호: 불필요한 개인정보는 가리고 첨부
• 증거의 유형: 계약서, 영수증, 사진, 녹취록(합법적으로 취득한 경우) 등

증거자료 첨부 방법:

• 첨부 목록 명시: "첨부: 1. 계약서 사본 1부, 2. 입금증 사본 1부..."
• 증거와 주장 연결: 본문에서 첨부 증거를 명확히 언급 ("첨부 1의 계약서 제3조에 따르면...")
• 페이지 표시: 여러 페이지일 경우 페이지 번호 기재

전략적 판단:

• 모든 증거 공개의 위험: 분쟁 초기에 모든 증거를 공개하면 상대방이 대응 전략을 세울 수 있음
• 핵심 증거만 공개: 상대방이 사실관계를 부인할 경우를 대비해 핵심 증거만 공개하는 것이 유리할 수 있음
• 후속 법적 절차 고려: 추후 소송으로 이어질 가능성을 고려하여 증거 제시 전략 수립

5. 합리적인 해결책과 기한 제시하기

내용증명의 궁극적 목적은 분쟁의 원만한 해결입니다. 상대방이 수용할 수 있는 합리적인 해결책과 이행 기한을 제시하는 것이 중요합니다.

합리적 해결책 제시:

• 단계적 해결 제안: 즉각적인 완전 이행이 어려울 경우 단계적 이행 방안 제시
• 대안 제시: 여러 해결 방안 중 선택 가능성 열어두기
• 협상 가능성 시사: 합리적 범위 내에서 협의 가능함을 언급

적절한 기한 설정:

• 너무 짧은 기한 지양: 비현실적으로 짧은 기한은 오히려 상대방의 반발 초래
• 적정 기한: 일반적으로 2주~1개월 정도가 적절 (사안에 따라 조정)
• 준비 시간 고려: 상대방이 요구사항을 이행하는 데 필요한 합리적 시간 고려

불이행 시 조치 언급:

• 후속 조치 예고: "기한 내 이행되지 않을 경우, 법적 절차를 진행할 예정임을 알려드립니다"
• 위협적이지 않게: 과도한 위협이나 협박으로 들리지 않도록 중립적 표현 사용

예시:

 

이에 본 문서 도달일로부터 14일 이내에 상기 요청사항을 이행해 주시기 바랍니다. 만약 일시불로 지급이 어려우신 경우, 분할 상환 계획을 서면으로 제안해 주시면 검토하겠습니다.

상기 기한까지 적절한 조치나 답변이 없을 경우, 부득이하게 법원을 통한 해결을 모색할 예정임을 알려드립니다.

보너스 팁: 내용증명 효과 극대화를 위한 실무 조언

1. 다른 증거와 함께 활용: 내용증명만으로는 법적 효력이 제한적이므로, 다른 증거(이메일, 메시지, 녹취 등)와 함께 활용
2. 최후통첩으로 인식: 내용증명은 법적 분쟁의 마지막 단계로 인식되므로, 발송 전 충분한 비공식적 소통 시도
3. 변호사 검토 고려: 중요한 사안의 경우, 변호사의 검토를 받는 것이 효과적
4. 사본 보관: 발송한 내용증명과 접수증은 최소 5년 이상 안전하게 보관
5. 배달증명 추가: 수신인의 수령 여부를 확인할 수 있는 배달증명 서비스 함께 이용

내용증명은 단순한 문서가 아니라 법적 의미를 갖는 공식적인 의사 표시입니다. 위 5가지 팁을 숙지하고 신중하게 작성한다면, 분쟁 해결에 효과적인 도구로 활용할 수 있을 것입니다. 내용증명이 항상 문제를 해결해주지는 않지만, 적절히 활용한다면 상대방에게 문제 해결의 심각성을 인식시키고 우호적 해결을 이끌어낼 수 있는 강력한 수단이 될 수 있습니다.